Dijitalleşmenin hızlanmasıyla birlikte şirketler manuel süreçlerini yazılım dünyasına taşımaya başladı. Bu amaçla hazırlanan paket programlardan biri de ERP (Enterprise Resource Planning)’dir. Türkçe ’ye Kurumsal Kaynak Planlaması olarak çevrilen bu süreç, departmanlar arası bütünsel yönetimi sağlamayı amaçlar. ERP süreçleri bir yazılım üzerinden yürütülebilir. Bu amaçla hazırlanan programlar ERP yazılımları olarak adlandırılır. Paket programların içeriğinde yer alan farklı modüller doğrultusunda her şirketin kullandığı genel sistemlerin dijital olarak takibi kolaylaşır. ERP ile şirket içindeki satış süreci, planlama, maliyet, çalışan bilgileri, envanter, müşteri ilişkileri gibi birçok fonksiyonun bütünsel yönetimi rahatlıkla yapılabilir.
Doğru ERP Yazılımı Nasıl Olmalı?
Şirketiniz için ERP yazılımı tercih ederken ihtiyaç analizinin doğru yapılması gerekir. Hangi departmanlarda, hangi aşamada kullanılacağı netleştirilmelidir. Bu nedenle ERP yazılımları hazır satın alınabileceği gibi firma bünyesinde bilgi teknolojileri departmanı tarafından da tasarlanabilir. Hazır ERP yazılımları firmanın dijitalleşmeye ilk karar verdiği dönemlerde oldukça destek sağlayıcıdır. Dijitalleşme adımları, hangi süreçlerin dijitalleşeceği, bu konuda nasıl bir yol izlenmesi gerektiği gibi soruların cevabı yazılımı hazırlayan firma tarafından cevaplanarak şirketlerin sürece adaptasyonu hızlandırılabilir. Her şirketin iç dinamiği farklı olduğu için hazır ERP yazılımı bir süre sonra ihtiyacı net olarak karşılamayabilir. Firma izin yönetimi süreçlerini yönetirken tercih ettiği hazır yazılım programının ihtiyaçlara göre uyumlanmasını sağlayamayabilir. Bu gibi durumlarda inhouse yazılımlar devreye girebilir. Hangi modüllerin entegrasyonuna ihtiyaç olduğu, şirkette farklı yazılımlar kullanılıyorsa bu sistemlerin birbiriyle entegrasyonunun sağlanması gibi faktörler ön plana çıkar. Bu durumda şirketlerin bilgi teknolojileri departmanında çalışan yazılım profesyonelleri departmanların birebir ihtiyacını anlayarak kullanıcı dostu sistemler geliştirmeye yönelir.
ERP Yazılımları ve İnsan Kaynakları Yönetimi
İnsan kaynakları çatısı altında sıklıkla kullanılan ERP yazılımlar iş gücü ve zaman kaybının önüne geçerek daha hızlı aksiyon alınmasını sağlar. Bordrolama, çalışan bilgileri, performans yönetimi, yetenek yönetimi, eğitim yönetimi birçok süreç ERP yazılımları sayesinde entegre olarak ilerler. Örneğin, çalışan bilgilerinin performans yönetimi ile aynı yazılım altında buluşması hedeflerin doğru girilmesine, yıllık planda takibin kolaylaşmasına ve yıl sonunda performans hesaplamalarının doğru yapılmasına olanak verir. Daha önceki yıllarda izin yönetimi gibi manuel yapılan ve çalışan dosyasında saklanan birçok bilgi artık yazılım üzerine entegre edilerek yönetici, çalışan ve İnsan Kaynakları departmanı tarafından dijital olarak takip edilebilir.
ERP Yazılımlarının Avantajları ve Dezavantajları
ERP yazılımlar kolay entegrasyon sağlanabilen programlardır. Hazır paket çözümler şirketin sektörü ya da yapısı ne olursa olsun mutlaka ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde geliştirilmiştir. Kullanıcı dostu arayüzü, kullanım kolaylığı ve danışman desteği sayesinde çalışanların programa adaptasyon süreci hızlı ilerler.
ERP yazılımı satın alındıktan sonra sistemin hemen kullanılmaya başlanabilmesi avantajlarından bir diğeridir. Kurulum sağlandığı gibi yetkili kişilerin kullanımına açılır. Bu yazılımlar farklı birçok modülden oluştuğu için tüm modüllerin bir anda satın alınmasına gerek olmayabilir. Şirketler bütçesine göre aşama aşama tüm modülleri eklemekte serbest davranabilir. Yazılımlardaki dil desteği seçenekleri sistemin çok uluslu şirketler tarafından da kullanılmasını sağlar. Böylece ülke dışındaki ofislerle entegrasyon problemi ortadan kalkar.
Eğer dış kaynaklı bir yazılım kullanılacaksa sistemi tasarlayan firmadan lisans alınması gereklidir. ERP yazılımlarının lisans ücretinin yüksek olması sunucu maliyetleri, versiyon farklılığı ve herhangi bir problemde oluşan ek danışman ihtiyacı her firmanın bu süreci yürütmesini zorlaştırabilir.
İnsan Kaynakları departmanı süreçlerinin dijitalleşmesi, hiç şüphesiz şirketinize büyük faydalar sağlar. Bu yolculukta deneyimli bir ekipten destek alarak en doğru çözümlere ulaşmak isterseniz siz de İNKA İK tecrübesinden faydalanabilirsiniz.