Müşterilerinize yapmak istediğiniz herhangi bir bilgilendirme için siz de hatırlatma maili kullanabilirsiniz. Katılımcılara ya da abonelere bir davet e-postası gönderdiğinizde, işiniz tamamen bitmiş sayılmaz. Çünkü aboneler bu daveti unutabilir ve siz de istediğiniz verimi alamayabilirsiniz. Bu noktada devreye hatırlatma maili girer ve katılımcılara gönderdiğiniz daveti onlara hatırlatır. Böylece davetinizin unutulma ihtimali de en aza indirgenmiş olur. Özellikle önemli bir pazarlama etkinliği yapacaksanız, ürünlerinizi daha fazla kişiye tanıtabilmek için hatırlatma maillerinden yararlanabilirsiniz. Çeşitli sektörlerde kullanılabilen hatırlatma e-postası, müşterilerinize ya da abonelerinize daha kolay ve doğru yöntemlerle ulaşmanızın da bir yolunu sunar. Bu sayede müşteri iletişim süreçlerinizi daha rahat yönetebilirsiniz.
Hatırlatma Maili Nasıl Yazılır?
Daha önceden herhangi bir konuda göndermiş olduğunuz maili, göndermiş olduğunuz kişilere hatırlatmak için doğru mail dilini kullanmanız oldukça önemlidir. Bu sayede müşterilerinize ulaşma konusunda daha etkili adımlar atabilirsiniz. Attığınız mailin hatırlatması için bir e-posta oluştururken şu noktalara dikkat etmelisiniz:
- E-postaya, maili göndereceğiniz kişinin ismiyle başlayabilirsiniz. Bu hitabın ardından daha “Seni uzun zamandır görmedik” gibi daha kişiselleştirilmiş bir mesaj ekleyebilirsiniz.
- Kibar bir dil kullanmalısınız. Bunun için emir kipi kullanmak yerine “teşekkür ederim, lütfen, rahatsız ettiğim için özür dilerim” gibi ifadeleri kullanabilirsiniz.
- Konu satırı için derin bir ifade yerine net ve açık bir ifade bulmalısınız. Bu sayede mailin amacını ilk bakışta görmek mümkün olur.
- Hatırlatma maillerinde kısa ifadeler ve normal bir dil kullanmaya özen göstermelisiniz. Daha önceden davet göndermiş olduğunuz bir etkinliği hatırlatmak için hatırlatma e-postasında tekrar uzun uzun o etkinliği anlatmanıza gerek yok.
- Mesajınızın net ve anlaşılır olduğundan emin olmalısınız. Yazım yanlışı, anlatım bozukluğu gibi hatalardan uzak durmamalısınız.
- Mailde yazan mesajınızın firma kimliğinize uygun bir dille yazıldığına emin olmalısınız. Ancak çok resmi bir dil yerine daha samimi bir dil kullanmanız iyi olabilir.
Hatırlatma Maili Neden Önemlidir?
Müşterilerinize hatırlatma maili göndermeniz oldukça önemlidir. Bir hatırlatma postası göndermenin size sunacağı faydalar şunlardır:
- Pasif abonelerinizi canlandırabilirsiniz.
- Ek yatırım getirisi elde edebilirsiniz.
- İş akışınızı otomatikleştirerek zaman kazanabilirsiniz.
- Müşterilerinizin şirketinize olan bağlılığını artırabilirsiniz.
- Hatırlatma maili atmak için zamanlayıcı kullanacağınız için bu maili atmayı unutma riskiniz de olmaz.
Hatırlatma e-postası atmak, firmanızın müşterilerini ve abonelerini önemsediğini gösterir. Bu da müşterilerinizin kendilerini değerli hissetmelerini sağlar. Hatırlatma maili uygulamasını şirketinizde bir alışkanlık haline getirerek siz de bu avantajlardan yararlanabilirsiniz.
Hatırlatma Maili Yazılması Gereken Durumlar Nelerdir?
Pek çok farklı durumda hatırlatma maili yazmanız gerekebilir. Özellikle müşterilerinizin herhangi bir etkinliği kaçırmamasını istiyorsanız, bu mailleri kullanabilirsiniz. Genellikle şu gibi durumlarda müşterilere farklı türde hatırlatma e-postaları atılır:
- Herhangi bir web seminerini, olayı, etkinliği hatırlatmak
- Ödemenin sona erdiğini ifade etmek
- İndirim kodunun ya da kuponunun süresinin dolacağını/ dolduğunu hatırlatmak
- Geç ödeme durumda gerçekleşebilecek ek ödeme durumlarını bildirmek
- Alıcı ya da abone hareketsizliği durumunda müşterinizin hâlâ firmanızı aktif olarak takip edip etmediğini tespit etmek
- Önemli bir tarihin ya da özel günün yaklaştığını hatırlatmak
Güzel bir hatırlatma maili firmanızın prestijini artırma açısından idealdir. Müşterilerinizin firmanızda gerçekleştirdiği önemli hareketleri daha yakından takip edebilmelerini sağlar. Bu sayede siz de abonelerinizden daha fazla geri dönüş alabilir ve firmanızın satış, pazarlama gibi alanlardaki durumunu detaylı inceleyebilirsiniz. Siz de iş süreçleriniz hakkında destek almak için İNKA İK uzmanlığından yararlanabilir. İnsan kaynakları alanındaki ihtiyaçlarınıza en uygun çözümlere İNKA İK uzmanlığıyla ulaşabilirsiniz.