İşe Giriş Evrakları Nelerdir?

Yazan hande.yuksel

İşe yeni başlayacaklar ve iş arayanların aklındaki en önemli sorulardan bazıları “İşe giriş evrakları nelerdir?” ya da “İşe başlama evrakları listesi içerisinde neler bulunur?” şeklindedir. Personelden ya da işçiden işe girişte istenen işe giriş evrakları vardır. Siz de işe giriş evrakları nelerdir sorusunun yanıtını öğrenmek ve özlük dosyası yapmanın neden önemli olduğu hakkında daha detaylı bilgi edinmek için detaylara göz atabilirsiniz.

İşe Başlama Evrakları Neden Önemlidir?

İşe giriş evrakları işverene bağlı olarak çalışacak personelden işe başlamadan talep edilen evraklardır. İşe giriş evrak listesi içerisinde birden fazla belge bulunur. Standart olarak istenen evrakların dışında işçinin ya da personelin işinin özelliğine göre farklı işe giriş evrakları işverene teslim edilmelidir. Evrak listesi işveren tarafından işçiden istenir. İşe giriş evrakları 4857 sayılı İş Kanunu’nda zorunlu tutulur. Kanuna göre işe yeni başlayacak kişiler için önceden belirtilmiş olan işe giriş evrakları bir özlük dosyasında saklanmalıdır. Özlük dosyasının oluşturulmaması durumunda cezai yaptırım uygulanır.

Özlük Dosyası Oluşturulurken ve İşe Girerken İstenen Belgeler Nelerdir?

4857 sayılı İş Kanunu’na göre, işveren her personel için ayrı bir dosya oluşturmalıdır. Bu dosya içerisinde bazı evrakların bulunması gerekir. Bu zorunluluk yalnızca İş Kanunu’nun kapsamındaki işverenler ve iş yerleri için geçerlidir. İşe giriş evrakları ile işveren özlük dosyası oluşturur ve bu dosya gerektiği durumlarda kişilere veya yetkili kurumlara gösterilir. Bu özlük dosyası resmi anlamda personelin işverene bağlı olarak çalıştığının kanıtı ve göstergesidir. Peki işe giriş evrakları arasında neler yer alabilir? Bunlar:

  • Nüfus cüzdanı sureti
  • Vukuatlı nüfus kayıt belgesi
  • İşçinin diplomasının fotokopisi
  • İkametgah Evrakı
  • Sağlık raporu
  • Adli sicil belgesi
  • Vesikalık fotoğraf (Kurumlar personelden 2 ya da 4 adet olmak üzere ye da  8’e kadar vesikalık fotoğraf isteyebilir)
  • İşçinin kan grubunu  gösteren kart
  • Erkekler için askerlik evrakı
  • Aile durumunu belirten belge
  • İşverenler işçi arasında imzalanan hizmet ve iş sözleşmesi

İşveren işe yeni giren kişi için SGK’ya bildirim yaparak belge oluşturur. Bu belgeye işe giriş bildirgesi denir. İşveren tarafından düzenlenen bu belge, personelin özlük dosyasında yer alır. Bunun yanı sıra işe giriş evrakları ve belgelerini içeren dosyayı personel kendi hazırlayarak işverene teslim eder.

Personelin özelliğine ve yapılacak işin niteliğine göre yukarıda belirtilen işe giriş evrakları dışında bazı belgeler de iş yeri tarafından talep edilebilir.

Evrak Listesi ile Oluşturulan Özlük Dosyası Nasıl Düzenlenir?

Bir özlük dosyası, personelin işe başlamasıyla birlikte açılır. İşçi işe başlarken hazırlanan evrakların yanı sıra her ay düzenlenen bordrolar ve güncellenen diğer bilgilerin yer aldığı evraklar en güncel olanlar üstte yer alacak şekilde düzenli bir sıra oluşturulabilir. İş Kanunu’na göre her ne kadar işçinin özlük dosyası zorunlu olsa da mevzuata göre şeklen bir zorunluluk yoktur.

Özlük dosyasını hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Belgeler özlük dosyasının kullanım amacına uygun olarak kullanılmalıdır. Özlük dosyasının kullanım amaçları şu şekildedir:

  • Özlük dosyası saklama sorumluluğu
  • Hukuka uygun bir kullanım ve bilgileri açıklamanın gerekliliği
  • Doğru bilgilerin ve belgelerin verilme zorunluluğu
  • Delil niteliği taşıması

Özlük dosyasının işveren tarafından işe giriş evrakları ile yukarıda sayılan sorumlulukların bilincinde olarak oluşturulması ve saklanması gerekir. Personelin özlük dosyası resmi belge niteliğindedir ve 10 yıla kadar saklanmalıdır. Bunun nedeni SGK’nın zaman aşımı süresinin 10 yıl olmasıdır.

Siz de firmanızın insan kaynakları ile ilgili ihtiyaçları konusunda bütünleşik bir hizmet sunan İNKA İK ile hedeflerinizi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. İNKA insan kaynakları profesyonel çözümleriyle şirketiniz için en etkili adımları atabilir, tüm insan kaynakları süreçlerinin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

Bu Yazılar Da İlginizi Çekebilir

Yorum bırakın

* Bu formu kullanarak, verilerinizin bu web sitesi tarafından saklanmasını ve işlenmesini kabul etmiş olursunuz.